Ajankohtaista
Hanke on aina mahdollisuus
26.3.2024
Kehittämishankkeiden tehokas johtaminen vaikuttaa merkittävästi organisaation tuloksellisuuteen ja toiminnan laatuun. Hankkeiden avulla organisaatio saa tärkeää tietoa, jonka avulla se voi suunnitella, kehittää toimintaansa ja parhaassa tapauksessa käyttää resurssejaan tehokkaammin, kun ne osataan kohdentaa oikein. Hankkeet ovat myös uusien innovaatioiden lähde.
Hankkeiden etenemistä ja vaikutuksia voidaan seurata monin eri tavoin. Lähtötilanne on tärkeä selvittää ennen hankkeen alkua ja sen työstöä. Tulee miettiä, mitä hankkeen halutaan saavuttavan. Tämä auttaa valitsemaan sopivat mittarit hankkeen seurantaan ja vaikutusten arviointiin. Mittarit tulee valita sen mukaan, mikä haluttu vaikutu on. Mittareita valittaessa tulee myös ymmärtää niiden taustatekijät, jotta tulosten analysointi on realistista.
Tarpeen määrittäminen ohjaa hanketta eteenpäin
Kehittämistarpeiden tunnistamiseen voidaan käyttää erilaisia menetelmiä, kuten kyselyt ja haastattelut, dataan pohjautuva johtaminen ja megatrendien seuraaminen. Kyselyiden ja haastatteluiden avulla saadaan tietoa organisaation tarpeista. Tiedolla johtaminen, kuten datan analysointi, auttaa tunnistamaan erilaisia tarpeita. Seuraamalla megatrendejä ja työmarkkinoita voidaan taas ennakoida tulevia kehittämistarpeita.
Haastattelin Turun AKK:n pedagogista koulutuspäällikköä Riikka Koivusta, jolla on pitkä kokemus erilaisten kehittämishankkeiden johtamisesta ja tavoitteiden asettelusta. Koivunen muistelee uraltaan hankkeita, jotka ovat vastanneet tunnistettuihin tarpeisiin ja saavuttaneen tavoitteensa. Hänellä ei nouse mieleen mitään yksittäistä kokemusta tai hanketta ylitse muiden. Hän painottaa, että parhaiten mieleen jäävät usein ne kehittämishankkeet, joissa varsinaista kehittämiskohteena olevaa työtä tekevät ovat joko onnistuneet, onnistuneet epäonnistumisen kautta tai oppineet epäonnistuttuaan. Hankkeen johtamisessa Koivunen korostaa erityisesti seuraavia näkökohtia:
- Kokonaiskuva: On tärkeää, että jollakin henkilöllä on kokonaiskuva kehittämiseen vaikuttavista asioista. Tämä henkilö vastaa muun muassa aikataulusta, tavoitteita sekä toimii apuna ja tukena hankkeeseen osallistuville asiantuntijoille.
- Ryhmätyö: Kehittämishankkeet ovat aina ryhmätyötä ja yhteistyöllä saavutetaan parhaat tulokset kehittämisen näkökulmasta.
- Perustelut kehittämistarpeelle: On tärkeää, että kehittämishankkeiden johtaja osaa sanallistaa ja perustella, miksi kehittämishanke on tarpeellinen.
- Fokus ja raamit: Kun hanketta on johdettu oikein, pysytään asetettujen raamien sisällä ja näin keskitytään oleellisiin ja oikeisiin asioihin.
- Työhyvinvointi ja motivaatio: Kehittämishankkeissa mahdollistetaan kehitystyöhön osallistuville kehittäminen, mikä nostaa työhyvinvointia ja tekee työskentelystä tehokkaampaa, kun se on työntekijälle mielekästä.
- Lupa kokeiluun: Johtaja antaa omalla esimerkillään luvan myös epäonnistua. Hänen tehtävänsä on löytää potentiaali jokaisesta kehittämistyöhön osallistuvasta ja tarjota puitteet kokeilla asioita, vaikka se johtaisi epäonnistumiseen. Epäonnistumisen jälkeen tavoitteena on päästä nopeasti keskustelemalla eteenpäin ja tsempata, jotta ei jäädä niin sanotusti tuleen makaamaan epäonnistumisen jälkeen. Tärkeintä hankkeissa on kuitenkin taito iloita muiden onnistumisesta haasteista huolimatta.
Kehittämishanke ei voi menestyä ilman tavoitteita
Hyvät tavoitteet ovat saavutettavia ja konkreettisia. Niissä on myös asetettuna välitavoitteita ja -etappeja, jotka auttavat isomman kokonaisuuden saavuttamisessa. Tavoitteiden muokkaaminen tarpeiden mukaan on sallittua, jotta hanke etenee oikeaan ja haluttuun suuntaan. Koivunen listaa seuraavia asioita hankkeen onnistumisen kulmakivinä:
- Lähtötilanteen selvittäminen: Ennen tavoitteiden asettamista on tärkeää ymmärtää kehitettävän toiminnan lähtötilanne ja kehitystarpeet.
- Sisäistäminen: Jokaisen hankkeeseen osallistuvan tulee sisäistää tavoite. Tämä mahdollistaa oikeiden toimenpiteiden valitsemisen tavoitteen saavuttamiseksi.
- Saavutettavuus ja joustavuus: Tavoitteet tulee olla saavutettavissa, mutta niitä voi tarpeen mukaan muokata. Jos tilanne vaatii tavoitteiden muuttamista, jotta hanke etenee oikeaan suuntaan, se on sallittua.
- Välitavoitteet ja -etapit: Hyvät tavoitteet sisältävät välitavoitteita ja -etappeja. Näin varmistetaan, että isompi kokonaisuus saavutetaan konkreettisesti.
- Perusteltavuus: Tavoitteiden taustalla tulee olla selkeät perustelut. Miksi juuri nämä tavoitteet ovat tärkeitä meille?
- Tavoitteiden mittaaminen ja vaikuttavuus: Tavoitteiden tulokset tulee olla mitattavissa, jotta hankkeen vaikuttavuutta voidaan arvioida.
Hanke voi olla onnistunut lopputuloksesta riippumatta
Vaikka hankkeessa ei päästäisi tavoiteltuun lopputulokseen, voidaan siitä oppia useita arvokkaita asioita, joita voidaan hyödyntää organisaation kehitystyössä ja myös tulevissa hankkeissa. Koivunen muistuttaa, että pystyvyyden kokemuksen mahdollistaminen on suurin ilo, mitä hanke voi tarjota. Yhteistyö ja tavoitteiden sisäistäminen ovat myös osa onnistunutta kehittämishanketta, Koivunen summaa.
Hanketyössä on paljon mahdollisuuksia, joita organisaation kannattaa käyttää parantaakseen toimintaansa. Ilmapiiri, jossa epäonnistunutkin hanke nähdään oppimismahdollisuutena, avaa oven kasvaa menestyvämmäksi organisaatioksi tulevaisuudessa.
Anniina Nieminen
Olen yksi Turun AKK:n puhtauspalvelualan opettajista. Toimin vastuuopettajana Puhtaus- ja kiinteistöpalvelualan ammattitutkinnossa, jonka toteutus on englanniksi ja Puhtaus- ja kiinteistöpalvelualan erikoisammattitutkinnossa. Olen erittäin kehitysmyönteinen ja halukas kehittämään omaa ammattitaitoani sekä työtäni jatkuvasti. Kiinnostuksen kohteitani ovat mm. digipedagogiikka, digikyvykkyyden vahvistaminen, tekoäly, verkko-opetus, verkko-oppimisympäristöt, datalla johtaminen, robotiikka, digisiivous ja -siivoojat. Olen työskennellyt puhtauspalvelualalla vuodesta 2009 lähtien. Alalla olen aloittanut ruohonjuuritasolta ja työskennellyt mm. laitosapulaisena, laitoshuoltajana, tiiminvetäjänä, työnjohtajana, palveluesimiehenä, tuoteryhmäpäällikkönä, kouluttajana ja nyt täällä Turun AKK:lla opettajana.
